Как написать объяснительную записку на работе

Определение и назначение записки

Объяснительная — это документ, имеющий юридическую силу. В нем работник объясняет руководителю, по какой причине на работе случилось то или иное событие. По закону на подготовку объяснительной дается не менее двух дней. Такой документ, как правило, связан с чем-то не очень хорошим — например, прогул, драка, кража, неисполнение обязанностей.

Корректно написанная объяснительная может спасти вас от увольнения или иной ответственности. Можно и отказаться от написания объяснительной записки, но это не лишит работодателя права вынести дисциплинарное взыскание.

По Трудовому кодексу работодатель может потребовать от работника написать объяснительную, чтобы разобраться в целесообразности наказания и случае в целом. 

Объяснительные записки бывают:

• Описательные. Сотрудник расписывает свои наблюдения со стороны — действия других. Они похожи на показания свидетеля, служащие доказательством при принятии того или иного решения. 
• Оправдательные. Работник объясняет причины своего поведения в той или иной ситуации. 

Наиболее частые разновидности объяснительной записки:  

• написанная по факту нарушения; 
• объясняющая причины поведения на рабочем месте; 
• написанная в отношении подчиненных или зависимых лиц (законные представители могут писать объяснительную записку за своего ребенка). 

От работника потребуется четко и подробно указать все факты и перечислить причины своего поведения и т.д.

Структура и стиль объяснительной записки

В законе не закреплен порядок составления и формат объяснительной. Обычно во внутренние документы работодатели включают типовой бланк объяснительной. В случае отсутствия такой формы записка пишется в свободной форме. 

Шапка документа 

В шапке записки достаточно указать название компании-работодателя. Как правило, объяснительную пишут на имя генерального директора с указанием его фамилии и имени. Не забудьте про ОГРН, ИНН, КПП и адрес компании. Заполните раздел «от кого» с указанием вашей ФИО и должности.

Основная часть 

Подробно расскажите об обстоятельствах ситуации. Можно разделить изложение событий и фактов так:

• Мотивировочная часть

Укажите причины произошедшего и основания своей невиновности. 

• Просьба-прошение

Просьба не применять к вам дисциплинарные взыскания на основании написанного в объяснительной. 

• Реквизиты — подпись и дата подписания. 

Приложения

Приложите к объяснительной имеющиеся документы, которые подтвердят вашу невиновность. Это могут быть справки о болезни, заключения экспертов и другие доказательства. Еще постановление о возбуждении уголовного дела или справка из травмпункта — если работник стал жертвой преступления. В этом случае тоже можно избежать наказания.

Стиль объяснительной

Сам текст записки лучше писать в сдержанном официально-деловом стиле. Ориентируйтесь на объем текста не более одной страницы А4. 

• Пишите компактно и по делу

Рассказывайте нужное и отсекайте не релевантное к ситуации. 

• Не перекладывайте вину

Не нужно обвинять во всем коллег. Если понимаете, что вина ваша, возьмите ответственность на себя. 

• Прикладывайте доказательства

При перечислении фактов подтверждайте каждый довод доказательствами — показаниями свидетелей, фото и видеоматериалами.

• Не указывайте заведомо неуважительные причины

Если вы ходили по личным делам, не стоит об этом писать. Так вы поставите себя в заведомо проигрышное положение и вызовете недовольство работодателя. 

Не гонитесь за количеством слов — длинные рассуждения только запутывают расследование инцидента. Это может пойти против вас, будет просто сложно найти виновного.

Пишите проще. Чем сложнее предложения, тем хуже воспринимается текст. Грамматические и стилистические ошибки, нечитаемый почерк снижаю ваши шансы на объективное рассмотрение вашей объяснительной. 

Примеры и шаблоны

Образцы для различных ситуаций

Генеральному директору
ООО «Настройки»
Иванову И.И.
от главного инженера
Маресьева А.Н.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

О ненадлежащем исполнении должностных обязанностей

Я, главный инженер ООО «Настройки» (далее – Организация), Маресьев Александр Николаевич, допустил ошибку при создании чертежей здания.
Свою вину признаю. Однако хочу отметить, что причиной ошибок был сбой программы для рисования.
В дальнейшем обязуюсь предупреждать о поломках отдел информационных технологий Организации, а не рисовать вручную. Прошу не привлекать к дисциплинарной ответственности.
19.05.2023 г. 

Главный инженер Организации

/______________/
А.М. Маресьев

Начальнику областного ГИБДД
г. Оренбурга
подполковнику полиции Савельеву Н.А.
от Романцева Олега Петровича,
проживающего по адресу: Оренбургская обл.,
г. Оренбург, ул. Пролетарская, д.13, кв.234

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Об утере водительских прав
Я, Романцев Олег Петрович, 01 сентября 2021 года ужинал в ресторане «Вайт Хорс» по адресу: ул. Салмышская, 12, где, вероятнее всего, по невнимательности забыл барсетку, в которой находилось мое водительское удостоверение XX СВ № XXXXXX категории “ВС”. После обнаружения пропажи я попытался разыскать утерянную барсетку и документы, однако поиски успехом не увенчались.
Прошу выдать мне дубликат водительского удостоверения.

13.09.2021 г.
/Романцев/ О.П. Романцев